メールマガジンバックナンバー

会計事務所を使いこなして組織運営・企業経営を上手に続ける方法

2021年3月17日(水)vol.280

発行:株式会社 第一経営相談所 担当:弥永 巧児

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このような会社はすぐにご相談ください。
・毎年赤字で資産を取り崩したり,資金繰りのことで頭がいっぱい
・銀行借入金残高が年商の半分以上ある
・決算の内容から銀行借入の返済が不可能
・銀行の態度が悪くなった,融資を断られた,「経営改善計画書」を求められた
・・・などなど
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【本日のレポートはここからです】

「コピー用紙の再利用」

サマリー
・ある日の出来事…
・ふと思いついた
・そもそもの目的はなんだったのか
・手順化し、予防処置をとってこそ

本日もお邪魔いたします。

まず、お断りしておきます。
基本的に私は持続可能な社会を目指すことには賛成していますし、エコな生活、エコな経営はこれからの企業経営、ライフスタイルでは必須だと思っています。
ウイルスは自らの生存をかけて人体に感染しますが、その人体(基盤)が死んでしまうとウイルスも一般的には死滅します。
人類が、地球のウイルスと思われないように環境をコントロールし、生存し続けられる環境を維持することを目指すのは当然のことと思っています(とは言え、私はガイア理論*の信奉者ではありません)。
*ガイア理論=地球と生物が相互に影響しあうことで、地球がまるでひとつの生き物のように、自己調節システムを備えるとする理論。

さて、先日当社にあるお客様から1枚のFAXが送付される旨、電話にて連絡をいただきました。

FAXの音が鳴り、受信。
出てきたのは、想定外の資料。
「はて?」と思っていましたら電話がなり「すみません。送付原稿の裏を送ってしまいました。破棄してください。これからあらためて正しいものを送信します」とのこと。

ふと思い出しました。
こちらの会社、取引先が飲食関係ということで、環境ISO(ISO14001)の取得をしており、取引先がお客様へ商品や部品を提供するに当たり、購入商品や部品に含まれる環境負荷物質並びに製造工程で使用される環境負荷物質について、お取引先様と共にその削減に努め環境にやさしい商品を提供し「地球環境の保全」に貢献することを実現するために、また自社としても事務部門のコスト削減の一環として、積極的に「仕損じ裏紙」を使われています。

私たちも訪問時資料のコピーを依頼すると、たまに(ひと声かけ忘れると)ですが、裏紙利用のコピー資料を渡され、再度コピーしなおしていただくことがございます。

さて、環境負荷に対する削減の取り組みとしては良い取り組みだと思います。
一方で、先のように「再度FAXを送る」、「コピーを取り直す」という行為は、結局削減になっていないどころか負荷を増加させる事になってはしないかと思ってしまいます。
さらに、もし全てのドキュメントの裏紙を再利用としている場合、機密情報の流出のリスクがあります。その被害額は測り切れません。

例えば、FAXの送付ミス。
FAXは便利なもので、自分と相手に同じものが存在する、距離を超えたコピー機のようなものですが、これが仕損じてしまうと、送付先の紙をムダにしてしまいますし、さらにトナーも、あれも、これもと考えると、紙1枚の問題と言えない話になります。
また、最近は減っているようですが、ステープルで一旦留めたものをリムーブして、コピー機において再利用をしている場合、リムーブし忘れや紙の傷(穴)で巻き込んでしまうということが以前は良く発生していました。そのたびにサービスコールとなって保守担当の方を呼ぶということが行われていました。
ガソリン代、時間、それまでの間の機会損失。
細かい話なのですが、裏紙を利用するという行為自身が細かい話なので勘弁してください。

だからといって、機械的に新品(再生紙であったとしても)を利用するべきだとは思いません。

再度書きますが、そもそも環境負荷の低減のために取り組んでいたことのはずが、環境負荷の増加を起こす原因の一因になってしまっている。
これでは本末転倒なことが発生しているのではないかという目で見ることが必要だと思っているということです。

例えば、FAXを送信するときに目に見えるところで「裏表確認!送信面を表にして送信!」と紙に書いて貼ってある会社があります。
また、誤送信防止の為、「スタートボタンを押す前に、もう一度番号確認」と書いて貼ってある会社もございます。
仕損じ面に大きく斜線が蛍光ペンで引いてある会社もあります(それはそれでインク代が…といっても間違うよりマシだと私は思います)。

要は、「間違うことを前提に予防処置をとっているかどうか」です。
そのことが、当初の目的である「環境負荷の低減」を確実にできるポイントかと思います。

先の会社の社長様は、私どもがお邪魔した際にコピーを依頼すると、「裏白ですか?再利用紙で大丈夫ですか?」と必ず確認されます。

コピーの場合はこのように相手のニーズを確認できます。コミュニケーションをとればリスクは下げられます。
一方、FAXは送信者が相手に確認することはできませんので、注意喚起を何らかの方法で行うしかありません。

例えば似たようなシーンに、配布資料がカラーの時とシロクロ(またはグレースケール)の場合があります。
セミナー講師などを行っていると、私自身の資料はカラー、配布されているのはシロクロという場合があります。

確かに、昔よりもかなり安価になったとはいえ、カラーコピー(印刷)は白黒よりも高価です。

しかしもともと、カラーで送付しているのには意味があります。

大事なところ、注目してほしいところ、またはその他の部分と区別して見ていただきたいところなどがカラーだと一目瞭然です。
しかし、シロクロだと、その部分を口頭や身振り手振りで特定するのに、少人数でなければ一苦労です。
その一苦労の時間を時給に当てはめれば、また参加者の理解度を時給に当てはめればどちらが安価か計算したくなります。

そういうことも想定して私は「カラー」を希望する場合には、メール添付で資料送付時に「カラーで印刷をお願いいたします」と申し添えます。
その一文が無い場合はシロクロでも分かるように工夫を加えます。

さて、話がそれましたが、いずれも「その行為や意図した結果を確実にするためには、手順化して予防処置をとってこそ」ということになります。

ぜひ、「まったくもう!」と思ったり、「あ~面倒だな」と思ったりしたときは、手順化してみたり予防処置を検討してみてください。

特にコロナ禍において、人々の距離が従来以上に離れて仕事や生活をすることが求められています。そういう時こそ、過去の経験が役に立たないと言われている中、一度分解して再構築した手順化は有効かと思います。

今回もお読みいただきありがとうございました。

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