スタッフブログ

会議って何?

<会議って何?>

・会議の発展
・レジュメ(議題書)も発展する
・マネジメントとして

本日もお邪魔いたします。

月に一度お邪魔させていただいている会社がございます。

通常、私どもは経営者の方と面談し、経営課題の解決のサポート・アシストサービスをご提供させていただいていますが、こちらの会社は加工業として、社内コミュニケーションに課題ありということで、2019年に課長さん、パートリーダーさん、アルバイトリーダーさんと社長様を中心に「月例ミーティング」の開催を企画しました。

概ね半年ほど、私が議事とファシリテーター(司会)をさせていただき、その後2つの課の課長さんにその任をお任せし、その後はそのミーティングには、社長様からの報告をいただき、会議における課題に対して間接的アドバイスをさせていただきました。

但し、四半期に1回は私自身もその会議に参加させていただくようにしていました。やはり会議も「現場、現物、現実」にてサービス提供を行うことが必要だと思っていることがその理由です。

先日、2020年最後のミーティングに参加させていただき、大変感動しました。
というのも、議事(レジュメ)が発展していたからです。

当初のレジュメは議事の羅列でした。
目的は、「なにを議論するのか、会議前になにを準備して参加するのか」を明確するためです。

しかし、現在のレジュメは全員が自分の報告事項、他部門の報告事項をしっかりと書きこめる欄を設けて、参加意識を事前、会議中、会議後(会議は録音され、議事録が発行されます)とフロー情報として捉えられていたからです。

会議の流れ(シクミ)はこんな感じです。(参加人数は5名)
1.社長様の前月の振り返り(目標売上、売上実績、前期比)を中心に、製品、労務、取引先の特徴。
2.全員の3分間スピーチ(テーマはなんでもOK)
3.全員の前月の振り返りと翌月の見通し
4.クレーム(改善の機会)の有無
5.サポート要請(課を超えての依頼)
6.ミニ学習会
7.その他事務連絡
8.次回開催の確認(日時、議題、参加者、場所)
となっています。

これらが、余裕をもってレジュメに記載され、各々のテーマにボックス(枠線)が引かれ、各自が書きこみをできるようになっています。

半年ほどで、会議が発展していました。

最近の流行で、「鬼滅の刃」という漫画があります(連載は終了しています)。
その主人公の竈門炭治郎(かまど たんじろう)の、心の描写(心の声)が全編を通じてセリフとして記されている、ちょっと他の漫画にはない特徴をもっています。

その炭治郎がいつも自らに問いかけるセリフがあります。
「考えろ、考えろ、考えるんだ!」と。

製造の現場では、材料や道具を利用すれば、効率や生産性の向上が見込める場合がありますが、会議は「考えなければ」発展はしません。
「手書き⇒ワープロ⇒プロジェクタ⇒大画面モニター⇒オンラインミーティング」と会議の道具の発展もあります。

しかし、会議そのものを真の意味で発展させるのは「どうすれば、参加者が事前に準備をし、効率よく・ムダなく会議が運営され、会議の後で成果に繋がるものにできるのか」を考えること。

会議参加者の行動が、会議後に変われば、おのずと成果が出るはずです。
会議参加者の行動が、会議後に変わっていなければ、会議そのものをムダにしてしまっています。

会議の開催が決まっているから、会議を行うでは、会議開催が目的化してしまいます。
会議の目的は、参加者が行動を変えて、現業で成果を上げることができる状態にすることです。

みなさんの会社の会議、参加者の行動が会議終了後変化していますか?

本日もお読みいただきありがとうございました。

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