メールマガジンバックナンバー

会計事務所を使いこなして企業経営を上手に続ける方法

2018年3月20日(火)Vol.130

発行:株式会社 第一経営相談所 担当:弥永 巧児

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【本日のレポートはここからです。】

「会議が多すぎる,という『批判』に応える」

皆さんは会社では、「会議が多すぎる」という「批判」の声があがることはありませんか?

第一経営では中期計画において,
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(5)自主的・自覚的に人が生きる働きやすい事務所、お客様
に支持され共に育つ事務所をめざして
①効率的でイキイキとした会議運営をめざして
各種会議時間を2020年までに3割以上削減することを目指します。
それぞれ効率的な会議運営を目指して、参加者の事前準備や会
議の進め方等で改善を進めます。コミュニケーション力を鍛え
る場としても位置付け、参加者一人ひとりの成長に繋がるよう
工夫します。
(以上,第一経営シリウス2020第三次中期計画より抜粋)
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として,会議時間の短縮を目標としています。

さて,先の「批判」では会議が「多い」という表現が使われています。
「長い」ではありません。

もし,「会議が多すぎる」から「減らすべき」という問いかけであれば,先に引用した計画では回答になっていません。

ところで,なぜ「会議が多すぎる」という声が上がるのでしょうか。

多分,そこで働いている者は皆,一生懸命「働いて」いると思います。
これは,素直にそう思います。
そして,いつも「時間が足りない」または,「報告や連絡,相談をしたいと思っても,管理者がいつもいない」という思いがあるのでしょう。

私自身も,過去にそのように思っていたことがありました。

ところで皆さんは「仕事」と「作業」の違いを考えてみたことがありますか。
諸説ありますが,ものの本によると,
仕事:目的に向かって行う行為、または新しい価値を生み出す行為。
作業:頼まれたことを,ただ終わらせること。
と言われているようです。

さて,「多い」と批判の対象となる「会議」はどちらのカテゴリに含まれそうでしょうか。

次のような言葉があります。

 

「会議の生産性をあげるには、セルフコントロールを必要とする。会議の目的を決め、それを守らなければならない。目的を達したら直ちに閉会する。総括して閉会とする」(P・Fドラッカー『経営者の条件』)

会議は目的に向かって行う行為において,ベクトルあわせを行ったりするために必須のものです。
これはface to faceであったとしても,TV電話会議やメーリングリストによるコミュニケーションにおいても,見た目は違いますが「会議」です。

そもそも「会議」ですから,「会して議する」ことを、古くは1ヶ所に集まって議論していたことです。現在はIT技術やインフラの発達などによって「会せず」とも「議する」事が出来るようになっただけで,会議そのものの重要性には何ら変わりません。
SNSによるコミュニケーションも同様でしょう。

「会議が多いこと」がビジネス上邪魔になるのは,「仕事をせずに作業に多くの時間を割かれているから」かもしれません。

先のドラッカーの引用を読むと「会議」そのものを否定はしていません。

必要な会議において,その生産性を上げ,(参加者が)セルフコントロールを(事前準備を十分に)行い,その目的を明確にして,それを守る。そして,目的を達したら直ちに終了する。最終的にはその評価を総括して終り!です。

こんな話もあります。
今では日本の皆さんの多くの方々が良くご存知のアップル社。
こちらのCEO故スティーブジョブス氏は会議を次のように行っていたようです。
1.参加だけしている者,(考え得る)適正な規模を超える人数は参加させず,会議をできるだけ小さくする。
2.各議題の責任者を明確にする。
3.プレゼンソフトは使わない(プレゼン資料を作ることで問題に取り組んでいる気になってしまう人が多すぎる。みんなで同じテーブルを囲み、徹底的に議論してほしい。問題意識を持った人にPowerPointはいらない、と言っていたようです)

会議が多すぎることが問題なのではなく,非効率,生産性が悪い会議(プレゼン資料の作成などその前工程も)そのものが問題なのです。

多すぎる!と「批判」する前に,会議の必要性(目的)の明確化と前段取りも含めた効率性の向上,及び全員で徹底的な議論に集中されるシクミづくりを行うことができているかの検討をお奨めします。

今回もお読みいただきありがとうございました。

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